GDPR og ansøgerdata i praksis

Når I modtager ansøgninger, er I dataansvarlige for de oplysninger, kandidater sender. Det betyder ikke, at alt skal være kompliceret — men I skal vide, hvor data ligger, hvem der har adgang, og hvornår de slettes.

Hvor data opbevares

I Ansat opbevares beskeder, dokumenter og kandidatprofiler krypteret på servere i Danmark. Det gør det lettere at have styr på, hvor ansøgernes data fysisk ligger — i modsætning til løse vedhæftninger i private indbakker.

Adgang kun til dem, der skal

• Kun brugere i jeres virksomhed ser jeres stillinger og ansøgere.
• Invitér deltagere bevidst — ikke hele kontoret, hvis det ikke er nødvendigt.
• Brug stærke adgangskoder og overvej tofaktorgodkendelse for admin.

Sletning og opbevaring

Læg en intern regel for, hvor længe I gemmer afviste ansøgninger. Slet eller anonymisér, når I ikke længere har et sagligt formål. I platformen kan I arbejde systematisk med statusser, så «afvist» ikke betyder «gemt for evigt uden grund».